Korporacyjne systemy informatyczne - Procedura wyboru komputerowego systemu zarządzania

1. W przypadku systemu planowania i sterowania produkcją, wybór powinien być dokonany bardzo rozważnie. Informatyzacja tej dziedziny w firmie pociąga za sobą, w zależności od złożoności produktów i procesów, większe koszty aniżeli w przypadku którejś z dziedzin pozostałych. Cena pakietów oraz koszty prac przygotowawczych i wdrożeniowych są na ogół znaczne. Duże jest też ryzyko poważnych strat w razie niepowodzenia przedsięwzięcia.

2. Dokonując wyboru zintegrowanego systemu zarządzania, należy mieć świadomość, że użytkownik decyduje się na wiele lat współpracy z firmą – autorem pakietu.

3. Definiowanie wymagań:

• ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w przedsiębiorstwie
• zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego
• definiowanie wymagań ofertowych

4. Aby dokumenty oferty mogły stanowić podstawę do podjęcia decyzji o wyborze systemu ERP i firmy wdrożeniowej, muszą one być porównywalne, kompletne oraz adekwatne do potrzeb firmy.

5. Definiowanie wymagań ofertowych:

• Wymagania ogólne to wymagania wynikające z cech organizacji użytkownika, trybu, zakresu i form eksploatacji pakietu (warunki użytkowania pakietu, wymagania wobec dostawcy pakietu oprogramowania, wymagania sprzętowe eksploatacji pakietu)
• Wymagania funkcjonalne określają zakres działania systemu, czyli poszczególne funkcje (ogólne warunki użytkowania aplikacji, koszty inwestycji i eksploatacji, parametry eksploatacyjne i standardy, swoboda, wdrożenie systemu)

6. Wymagania wobec dostawcy produktu:

• ogólna charakterystyka dostawcy
• produkt (pakiet)
• dysponowanie metodyką wdrożenia i rozwoju aplikacji 
• forma rozliczenia z dostawcą
• gwarancje i prawa licencyjne
• warunki realizacji kontraktu

7.  Wymagania sprzętowe eksploatacji pakietu:

• sprzęt podstawowy
• komunikacja
• wdrożenie
• utrzymanie systemu
• realizacja
• serwis sprzętu

8. Wymagania w zakresie oprogramowania:

• wydajność
• instalacja
• adaptacja
• środki bezpieczeństwa
• wspomaganie
• język
• rozwój aplikacji

9. Wymagania funkcjonalne:

• opis wymaganych funkcji
• opis głównych wymaganych przepływów danych w ramach funkcji informacyjnych (diagramy przepływu encji)
• opis właściwości głównych obiektów i powiązań informacyjnych

10. Selekcja końcowa systemów dotyczy grupy systemów, które zostały wyselekcjonowane w procedurze analizy porównawczej z dokładnością do funkcji elementarnych i uwzględnia ogólne kryteria wyboru.

11. Lista referencyjna to lista klientów, którzy zdecydowali się na wdrożenie danego systemu informatycznego i wyrazili zgodę na podanie ich nazwy jako referencji dla potencjalnych klientów. Wizyty referencyjne to spotkania z klientami, którzy już korzystają z danego systemu informatycznego i dzielą się swoimi doświadczeniami z jego wdrożenia i użytkowania. Wizyty te pozwalają na poznanie opinii klientów na temat systemu oraz na uzyskanie odpowiedzi na pytania dotyczące jego funkcjonalności i wdrożenia